“Intranet Information Architecture. Progettare l’architettura informativa delle intranet di nuova generazione” è il titolo dell’ultimo libro di Giacomo Mason edito da UXUniversity. La stessa per cui terrò il corso Progettare Chatbot.

Una digressione personale su Giacomo Mason

Prima di parlare del libro vorrei raccontare alcuni aneddoti personali, che in anni non sospetti, mi hanno fatto conoscere Giacomo Mason. Se non interessa, potete saltare a piè pari questo paragrafo e andare alle conclusioni che spiegano il perché reputo il libro uno strumento utile e assolutamente da acquistare.

Ma la digressione la devo fare. Perché devo a Giacomo Mason più di quanto lui stesso possa immaginare.

Giacomo Mason? Ma io lo conosco!?

Non ho mai incontrato Giacomo Mason di persona. Siamo in contatto sui social e la nostra professione ci lega. Forse ci siamo incrociati al WUD Rome 2016, ma non sono sicuro fosse lui. Fatto sta che ne sento parlare da quando mi sono avvicinato all’architettura dell’informazione. Ne ho sempre sentito parlare come un ottimo professionista, come specialista delle intranet ed ogni tanto vado a leggere il suo blog.

L’anno scorso, dopo il mio definitivo trasloco in Sicilia (trasloco composto in buona parte di libri) mi decido ad acquistare una nuova libreria e sistemare quanto raccolto nel decennio precedente.

Mi capita sotto mano uno dei primi libri che ho acquistato a Venezia nel 2008. Lo riprendo in mano con nostalgia. Perché è uno di quei libri che mi ha dato notevoli spunti; che se si fossero realizzati (a quei tempi) sarebbero stati spunti rivoluzionari. E forse la mia storia professionale sarebbe stata diversa.

Leggo il titolo. La nuova comunicazione interna. Reti, metafore, conversazioni, narrazioni”. Autori Paolo Artuso e Giacomo Mason. Aspetta! Chi? Giacomo Mason? Lo stesso Giacomo Mason che ho incontrato professionalmente anni e anni dopo? Si. Proprio lui. Vedi il caso?

Comunicazione interna

Quando iniziai ad occuparmi di Radio, l’allora prorettore alla comunicazione dell’Ateneo veneziano, il professor Umberto Collesei, voleva che mi occupassi delle notizie dell’Ateneo, facendo un lavoro di raccolta. Peccato che il mio direttore del Servizio Comunicazione la pensava in maniera completamente opposta. Ossia il mio direttore pensava che non si poteva andare in giro, bisognava restare seduti, in ufficio, per rispondere in qualsiasi momento al telefono e ricevere da seduti tutte le comunicazioni. L’ufficio non doveva mai restare scoperto.

Da questo incrocio di vedute, nacque la necessità di avere una comunicazione interna adeguata ai tempi che stavano cambiando. Ed il prescelto fui io. Io che venivo da RCS Quotidiani e che avevo visto fare comunicazione interna in modo molto diverso rispetto a quanto non veniva fatto all’università.

Come mio solito, quando mi si affida un compito, iniziai il mio protocollo di formazione continua. Uscii da lavoro ed entrai nella prima libreria che incontrai. Cercai e tra gli scaffali c’era questo libro. Devo ammettere che, allora, non mi interessarono gli autori. Il titolo era talmente eloquente. Sembrava proprio scritto per me. “La nuova comunicazione interna“. Proprio quello che dovevo fare io.

Un modo nuovo di intendere la comunicazione interna

Il libro lasciò una profonda impronta nella mia idea di comunicazione. Ed è per questo che penso di essere stato per moltissimi anni un architetto dell’informazione inconsapevole. Tra l’altro il sottotitolo mi ha accompagnato nella mia formazione professionale, fino ad oggi, tra reti, conversazioni e narrazioni, appunto. Quel libro metteva al centro le persone; i veri protagonisti della comunicazione.

Dentro quel libro trovai tanti spunti. Veniva capovolto, già nel 2008, il punto di vista della comunicazione rispetto a quanto fatto fino ad allora. Se a quei tempi, infatti, la comunicazione interna era una comunicazione dall’alto verso il basso, Artuso e Mason proponevano una comunicazione che provenisse dal basso, che coinvolgesse i dipendenti.

Erano i primi anni dell’avvento di Facebook e già qualcuno intuiva i mutamenti che sarebbero arrivati. La partecipazione delle persone alla creazione di qualcosa era (ed è ancora) idea rivoluzionaria, in epoca dove la comunicazione era verticistica, proveniente tutta dall’alto e dai vertici di governo.

Raccolsi tutti gli elementi interessanti del libro e li sintetizzai in una relazione, che (spero di ritrovare) venne in seguito lasciata in silenzio. Perché la comunicazione interna che poi mi fecero fare, in pratica, era qualcosa che non si poteva chiamare degna di questo nome.

Newsletter come comunicazione interna

Di tutto il lavoro rivoluzionario che io proponevo (o meglio, che avevo estratto dal lavoro di Artuso e Mason) di fare, non se ne fece nulla. Allora non si poteva disturbare il reparto web, figurarsi se poi si poteva chiedere di rifare tutta la intranet.

Per questo motivo il tutto si ridusse nella compilazione di una newsletter che non aveva senso, che duplicava documenti più approfonditi, diceva cose che già tutti sapevano e dunque del tutto inutile.

In teoria, si trattava di una newsletter che raccontava, in sintesi, i punti discussi e approvati dal senato accademico. Sempre in teoria, l’ufficio organi collegiali mi avrebbe dovuto passare i suoi verbali, io li avrei riscritti in forma sintetica e potabile, ripuliti dei termini legali, inserirli sul web e poi li avrei inviati ai colleghi.

In modo semplice e immediato. La newsletter sarebbe dovuta essere inviata pochi giorni dopo l’assemblea del senato accademico.

Tra il dire e il fare ci sono di mezzo le persone

Peccato che non mi furono mai concessi, da nessuno, gli strumenti per fare bene il mio lavoro. Per esempio, non mi fu mai concesso di partecipare in prima persona al Senato accademico. La direttrice dell’ufficio organi collegiali mi passava una piccola parte dei verbali. Con estrema gentilezza, come era di suo carattere, teneva per se tutto ciò che era stato elemento di discussione e di acceso dibattito. Insomma veniva censurata preventivamente una buona parte delle cose interessanti, non secondo logiche comunicative, ma secondo logiche di preoccupazioni personali.

Così io ricevevo, quando andava bene, la metà dei verbali, e quindi la comunicazione veniva già pilotata dalle impressioni della direttrice. Ma non era finita.

Prima della pubblicazione ripassavo dalla censura dell’allora direttore amministrativo, che toglieva e aggiungeva a suo piacimento. Quando andava bene. Quando andava male chiedeva conto e ragione di ciò che mancava. E mi rimbalzava agli organi collegiali.

C’erano una volta i forum

Capitava poi, che i membri di opposizione scrivessero sui loro canali (allora c’erano attivi diversi forum) quelle notizie che avevano suscitato l’aspro dibattito di cui io non riuscivo a sapere nulla.

Il che, è chiaro, mi rendeva tutto tranne che uno che si occupava di comunicazione interna. Non solo per il processo farraginoso, ma anche perché la newsletter era del tutto inutile.

Alla fine del Senato accademico i presenti parlavano di ciò che era accaduto, non con me, né con il mio ufficio. Già la sera stessa le notizie più rilevanti erano bruciate. Se a questo si aggiunge che i verbali del senato accademico venivano resi pubblici, chi era interessato trovava lì tutte le notizie.

Cioè se sei interessato a quello che viene deciso dal Senato Accademico, non ti basta il sommario. A questa mia obiezione mi veniva risposto che quei verbali erano in pochi a leggerli, mentre la newsletter la leggevano tutti. Cosa assolutamente falsa. Perché sia la newsletter sia i verbali erano letti dalle stesse persone che anzi, a maggior ragione, si facevano un’idea negativa di quella che era intesa come comunicazione interna.

Da ufficio comunicazione ad ufficio propaganda

Ovviamente non avevo voce in capitolo, era poco meno di un anno che mi trovavo in quell’ufficio e per giunta precario. Al mio direttore andava bene così, alle catena di comando andava bene così. Peccato che tutti comprendevano che la comunicazione interna non funzionava. E l’esperimento si interruppe al primo cambio di comanda. Poi fu ripreso nuovamente dopo tempo. Qualcosa fu migliorato, ma il principio era sempre lo stesso.

Anzi, proprio per quell’idea di “ufficio propaganda” che ha continuato ad avere l’ufficio, su molti aspetti, proprio l’ufficio che avrebbe dovuto sapere tutto, restava fuori da molte comunicazioni interne.

E così è continuato ad essere per anni. Le cose sono cambiate? Non penso. La catena di creazione non funzionava perché le persone non erano state coinvolte. Ed è certo che ancora oggi non lo sono.

Intranet Information Architecture

Ma adesso veniamo al libro. Giacomo Mason dice che quella comunicazione verticistica e proveniente dall’alto, che non ascolta i dipendenti, è finita. Ed, in teoria, sarebbe dovuta finire già da almeno un decennio. Almeno da quanto Mason scrisse il precedente libro. Ma dal mio vissuto non sono per niente sicuro che sia del tutto finita.

Fosse solo per il fatto che fa troppo comodo una comunicazione verticistica. E che dare la parola ai dipendenti, quando non gli chiedi mai niente, risulta troppo pericoloso. I manager di oggi, grosso modo, sono gli stessi manager di dieci anni fa. Se ancora nel 2018 parliamo di cultura digitale come del futuro, significa che l’Italia ha ancora un bel po’ di strada da fare. E se non avevano la sensibilità di ascoltare dieci anni fa, dubito che abbiano cambiato modo di fare.

Lavorare con i dipendenti

Traggo un breve brano dal libro che conferma quanto appena da me raccontato e che vale l’acquisto del libro.

C’è stata un’epoca, fino a poco tempo fa, nella quale le decisioni sui nuovi servizi dell’azienda venivano prese in stanze lontane. Il design portato avanti da inarrivabili designer, le applicazioni sviluppate in segreti sottoscala senza che nessuno conoscesse lo stato dell’arte e gli avanzamenti. Un’epoca in cui progettare un servizio significava creare un piccolo gruppo di onniscienti specialisti che avrebbero detto la prima e l’ultima parola sul prodotto che poi gli altri, mai incontrati realmente (ma in nome dei quali il gruppo, a rigore, lavorava) avrebbero dovuto usare: E che poi in effetti usavano, e poi smettevano di usare, e poi mettevano da parte con un’alzata di spalle. Quell’epoca è finita.

Oggi, per progettare un servizio, un prodotto, un’applicazione, ma anche un menù di navigazione un insieme di etichette, si lavora c’è anche a fianco con le persone che poi useranno il servizio, l’applicazione, il menù di navigazione. Lavorare con le persone significa e coinvolgerli in modo organizzato (ovvero usando tecniche di design thinking) in vari momenti del processo di design: ascolto, progettazione, verifica di quello che è stato progettato.

Quell’epoca è finita?

Quell’epoca è davvero finita? A me non risulta, anche se sarei felice di essere smentito, che quell’epoca sia finita. Non credo che i reparti di sviluppo, almeno quelli al riparo con uno stipendio fisso, si siano adeguati alle nuove e moderne metodologie. Non credo che i manager illuminati si siano moltiplicati sul suolo italico.

Se un umanista della comunicazione sogna una intranet a disposizione dei propri colleghi, l’informatico pensa a tutto il lavoro aggiuntivo e alle ore di straordinario necessarie e non pagate.

Non penso che sia sempre fatto per partito preso. Almeno lo spero. L’informatico, per definizione, sta al di là del ponte. Lo è spesso fisicamente, sempre più, lo è mentalmente. Parla un linguaggio che solo lui ha imparato e non vuole aiutare altri a comprenderlo. Se a questo comprensibile modo di essere, si aggiunge che è meglio risparmiare tempo ed energie, sapete qual è il risultato.

Comunicazione VS Informatica

Non solo. A me risulta, che lo scontro tra comunicazione e informatica è sempre in continuo divenire. Senza soluzione di sorta. Chi ha pensato di unire i due uffici ha solo provocato tensioni e depressione nei dipendenti che si vedono altrove.

Anche lo sviluppo di un sito web istituzionale risponde spesso a logiche di organigramma. Quando va bene. Quando va male è sottoposto al “Mi piace o non mi piace” di chi comanda o del figlio di chi comanda. Lo spazio sul web corrisponde spesso allo spazio di potere del dirigente di riferimento. Molte parti dei siti vengono affidati ai dipendenti che devono seguire le logiche dello sviluppatore. Anche se quelle logiche sono opposte alle logiche lavorative.

I dipendenti spesso si interfacciano con architetture dell’informazione incomprensibili. Proprio perché sono il risultato di scelte verticistiche o di singoli. Proprio perché non si riesce a fare un lavoro di ricerca, di progettazione adeguato. Non si riesce a fare un lavoro di squadra.

Certo. Nel mondo questo modo di fare è finito. Ma parlando dell’Italia, mi viene da consigliare di usare il condizionale e che sarebbe meglio dire che quell’epoca sarebbe dovuta concludersi da molto tempo. Che oggi si dovrebbe progettare e sviluppare in maniera completamente diversa e opposta rispetto al passato: le intranet, come i siti web.

Perché acquistare Intranet Information Architecture

E dunque diventa fondamentale acquistare il libro di Giacomo Mason. Primo perché penso che l’epoca delle cattive pratiche in Italia non è finita. Anche se si è fatta molta strada in questi anni. Non mi troverei qui a divulgare una cultura della comunicazione e della progettazione ormai ovvia in quasi tutto il mondo. Secondo, lo deve comprare chi vuole comprendere i meccanismi della progettazione. Come si fa, come viene fatta dai professionisti.

La lettura del libro, dunque, è una lettura fondamentale. Per estrarre le buone pratiche. Cercare di creare, nel vostro inferno di azienda, piccoli e intensi spazi di paradiso. Potrete scorgere nel vostro quotidiano le cattive pratiche svolte da enti, agenzie, ancora vecchie dentro, e da colleghi non proprio umili ed educati.

Si tratta di seguire, passo passo, il lavoro di un professionista nella realizzazione di una intranet. E con esempi pratici e reali. Un libro utile. Per tutti. Per coloro che vogliono imparare da principio, così come per coloro che hanno già esperienza in aziende private o pubbliche. E magari, per ragioni varie, non hanno la possibilità di collaborare con un professionista di alto livello come Giacomo Mason. Leggere il libro significa mettersi al suo fianco e imparare.

Allora è e sarà una vera scoperta. Che consiglio a tutti di fare.

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